Pimpinan perusahaan harus membuat rencana strategis untuk mengevaluasi risiko yang mungkin terjadi saat menggeser proses bisnis ke cloud.

Sudah banyak yang mengerti manfaat memindahkan beberapa proses bisnis ke cloud. Kalkulasi return on investment (ROI) untuk berbagai penerapan cloud pun banyak tersedia. Namun potensi risiko dalam memindahkan fungsionalitas bisnis tertentu ke dalam cloud masih kurang dipertimbangkan alias dinomorduakan.

Bagi perusahaan skala menengah, keputusan untuk mengevaluasi penerapan cloud apa pun harus dimulai dengan membentuk suatu dewan perencanaan dan evaluasi risiko.

Dewan ini beranggotakan pelaku proses bisnis yang relevan, spesialis manajemen risiko, manajer koordinasi vendor, ahli hukum, dan anggota tim strategi perusahaan, di samping kepala departemen TI dan strategi. Mandat dewan ini adalah untuk mengevaluasi risiko-risiko berikut:

1. Akses ke data privat: Di dunia bisnis yang penuh persaingan sengit ini, perusahaan harus bisa lakukan apa pun untuk melindungi kerahasiaan dan ketersediaan datanya.
Selagi merencanakan transisi ke cloud, dewan ini harus bisa mengidentifikasi rencana yang mendetail untuk memastikan kerahasiaan transaksi dan data master selama, dan setelah, migrasi berlangsung.
Riset sebelum menentukan akan menerapkan cloud atau tidak, sebaiknya menyangkut hasil evaluasi vendor mana yang akan mengurus infrastruktur keamanan, dan laporan akhirnya harus berisi kebijakan yang mengatur akses pengguna dan segregasi tugas; keduanya di aplikasi cloud yang baru dan juga di titik pertemuan antara sistem cloud baru dan sistem aplikasi on-premise yang sudah ada.

Hal ini lebih penting lagi, jika rencana perusahaan adalah untuk menyewa fasilitas di lingkungan dengan banyak penyewa/tenant.

2. Ketersediaan platform: Dewan ini, bukan hanya departemen TI, bertanggungjawab untuk merumuskan rencana kelanjutan bisnis dan melaksanakannya, jika memang ketersediaan lingkungan cloud menjadi penting bagi operasi bisnis.
Untuk semua proses yang berhubungan dengan pelanggan dan berimplikasi pada pendapatan, semua penyebab ketidaktersediaan yang mungkin saja terjadi harus sudah diidentifikasi.
Pilihan mundur, baik itu disebabkan oleh vendor cloud-nya atau yang menyangkut kemampuan membangun cloud oleh bagian TI di internal perusahaan, harus ditentukan sebelum pengambilan keputusan untuk bermigrasi disahkan.
Definisi ketersediaan untuk proses yang berhubungan dengan pelanggan secara eksternal, harus memasukkan juga respons standar yang bisa diterima pelanggan mengenai arus transaksi utama, karena seringkali situs web yang buruk justru membuat pelanggan malas melihat atau mendengar penawaran yang diberikan perusahaan.
Aspek kedua mengenai ketersediaan ini mengacu pada pilihan-pilihan yang ada di masa depan. Dewan ini harus memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki seluruh data master dan transaksi di lingkungan cloud, dan kontrak dengan vendor terpilih harus memungkinkan perusahaan untuk memindahkan konten di kemudian harinya dengan biaya finansial dan operasional yang minim, jika perusahaan memilih untuk mengakhiri kerjasama dengan vendor yang sekarang atau penyedia layanan gagal memberikan solusi.

3. Penyelarasan proses: Dampak dari penerapan perangkat lunak bisnis apa pun tergantung pada pemetaan proses bisnis yang sedang berlangsung dengan data dan interaksi pengguna yang mengalir di aplikasi. Infrastruktur cloud memang membuat transisi itu lebih menantang, karena tidak ada kesempatan untuk mengkostumisasi aplikasi — selain beberapa personalisasi standar. Dewan harus memetakan semua proses yang akan dilakukan untuk alur aplikasi vendor dan melakukan modifikasi yang diperlukan dalam cara yang dilakukan sebelum transisi diputuskan — bukan setelah migrasi selesai dan terjadi rintangan. Dewan harus menentukan proses bisnis mana yang akan pindah ke cloud, menentukan titik integrasi dengan infrastruktur on-premise yang sudah ada, dan memastikan tidak ada investasi di infrastruktur on-premise atau aplikasi lainnya yang jadi rusak. Tentu saja, mengatasi tantangan ini lebih mudah jika beberapa bagian dari aplikasi bisnis yang ada sudah didukung oleh vendor terpilih.

4. Dapat diterima oleh seluruh pegawai: Keberhasilan proyek TI apa pun bergantung pada bagaimana komunitas pengguna menerima penerapan aplikasi tersebut.
Agar penerapannya berhasil, dewan sebaiknya memberikan pelatihan bertahap kepada calon pengguna, yaitu para pegawainya. Pindah ke cloud untuk pertama kalinya juga melibatkan penyesuaian tugas departemen TI, yang selama ini terbiasa mengatur seluruh infrastruktur TI perusahaan.
Akhirnya, saat aplikasi internal pindah ke cloud, semua departemen akan menyadari manfaatnya – ini terjadi jika tercipta keselarasan pekerjaan. Banyak pengguna sistem melihat pekerjaan dan tugasnya diseleraskan ulang berkali-kali.
Dewan harus mempersiapkan pengguna yang mungkin kena dampaknya dan segera menangkap kekhawatiran mereka, sehingga transisi ke coud tidak membuat para pegawai kebingungan.
Selama ini, perusahaan menyerahkan sepenuhnya proses bisnis yang berhubungan dengan aplikasi TI ke pundak departemen TI di internal perusahaan. Memindahkan proses TI ke dewan perencana yang mampu dan bertanggungjawab atas evaluasi risiko, dan memahami dengan baik empat risiko yang dijabarkan di atas, dapat membantu proses adopsi ke cloud di perusahaan menjadi lebih mulus.

sumber :detik.com